La gestion de projet e-learning c’est la garantie de mettre en place votre dispositif de formation dans le temps et le budget imparti. C’est comme une recette de cuisine.
Prenons un exemple, vous êtes novice en cuisine et vous organisez un dîner avec des amis.
Soit, vous improvisez les plats, et la garantie de succès sera liée à la tolérance gustative de vos convives. Soit, vous souhaitez rester ami avec vos convives alors vous allez suivre scrupuleusement des recettes de cuisine.
Si vous mettez en place le e-learning, sans aucune expérience dans ce domaine, il est nécessaire de suivre une recette de gestion de projet e-learning, dont voici les ingrédients principaux.
Tout d’abord, prenez une expression du besoin bien dodue et toute fraîche
La plupart du temps, l’expression du besoin se résume à « il faut mettre en place du e-learning ». C’est loin d’être suffisant. L’expression du besoin est liée à un ensemble de questions à se poser avant de démarrer le projet (voir article précédent). Si vous le souhaitez, l’expression du besoin peut être rédigée sur la base d’un audit. Il peut être réalisé en interne, ou bien par un spécialiste du domaine qui aura un œil externe et qui sera en mesure d’animer des séances de génération d’idées (brainstorm) sur la base de votre problématique. A cette étape, il est important de se projeter à moyen terme, et de faire intervenir un maximum d’acteurs du projet, comme le responsable de formation, l’équipe pédagogique, les formateurs, le marketing, le commercial, l’informatique pour collecter le maximum d’exigences et/ou de contraintes.
Une feuille de route bien verte
Si l’expression du besoin a été bien écrite, elle ressemble à une liste de cadeaux de Noël. Notre expérience, de la gestion de projet, montre qu’il est souvent plus sage et efficace d’opter pour une méthode « petits pas » plutôt qu’une opération big bang (un projet énorme et très coûteux). Il convient donc de segmenter l’ensemble des exigences en lots ou phases séquencées dans le temps. Chaque phase ou lot sera réalisé à la condition du succès de la phase ou lot précédent. Bref, on rédige une feuille de route intelligente avec des objectifs SMART (Sépcifiques, Mesurables, Acceptables et Ambitieux, Réalistes, Temporellement définis)
Un beau cahier des charges bien riche
Dans le cadre d’un appel d’offres, le cahier des charges s’appellera alors CCTP. Le cahier des charges retranscrit l’expression du besoin en données techniques beaucoup plus détaillées. On informera du contexte du projet, de son objectif, des livrables, du macro-planning, des intervenants projets, bref de tous les éléments nécessaires pour obtenir :
- une réponse technique et chiffrée de la part d’un prestataire ou d’un chef de projet interne
- une solution technique judicieuse et pérenne
- un plan projet le plus complet à cette étape
- une liste de compétences nécessaires
- un budget et un planning
Un plan projet bien découpé
Que ce soit un prestataire ou des équipes internes qui le rédigent, le plan projet détaillera précisément les choix techniques, les tâches à réaliser, les tests, le planning, les ressources et le budget nécessaire à sa mise en œuvre. C’est donc la réponse attendue pour savoir comment votre projet pourra être mené à terme dans de bonnes conditions. Dans le cas où vous avez fait appel à un prestataire, le plan projet vous permettra de comprendre sa vision du projet et sa compréhension du cahier des charges.
Si le projet est important (stratégie, ou budget), il est fortement conseillé d’écrire un plan d’assurance qualité lié au plan projet. Le plan d’assurance qualité est un contrat entre vous et les personnes qui vont réaliser le projet. Il a pour avantage de juger du niveau de qualité d’un prestataire et comme tout contrat, de mieux gérer d’éventuels problèmes à venir (gestions des risques, dysfonctionnement, processus de décisions).
Le plan projet proposera aussi les indicateurs, qui serviront de tableau de bord tout au long du projet. Un tableau de bord bien conçu permettra de prendre les bonnes décisions au bon moment, bref d’éviter que le projet devienne trop mur …
Oui d’accord, tout le monde sait qu’il n’y a jamais de risque sur un projet, et que le planning, donc le budget sera forcément respecté … mais soyons prudent.
Faire mijoter le projet
C’est bien d’avoir écrit comment le projet va se dérouler, mais encore faut-il s’assurer que tout se déroule correctement. Pour cela, il y a le suivi de projet. Il démarre généralement par une réunion de lancement de projet qui permet de revenir sur les documents importants, cahier des charges vs plan projet et de revoir le plan d’assurance qualité pour le signer.
Puis il faut mettre en place un suivi régulier des actions et du planning. La communication est aussi fondamentale dans la réussite du projet, il faudra donc informer toutes les personnes qui ont un intérêt sur ce projet. Il faut informer des décideurs du bon déroulement du projet, le tableau de bord à pour avantage une lecture rapide et synthétique de l’avancement du projet.
Grâce aux outils collaboratifs, il devient très facile de gérer des projets à distance, cependant il est parfois nécessaire et bien plus efficace de se réunir pour résoudre des points importants ou faire des phases de validation de livrables.
Il faut aussi goûter les livrables
Cette phase du projet est fondamentale, c’est la phase de validation. Elle permet de s’assurer que le livrable est bien en phase avec les exigences de départ. Si le plan projet a été réalisé correctement, les tests nécessaires à la validation auront été écrits avant de démarrer le projet.
De plus afin de limiter les risques, vous aurez sûrement prévu de faire un ou plusieurs pilotes afin de valider que le fonctionnement du e-learning se passe correctement avant de le déployer à grande échelle.
Servez bien chaud !
Si cette recette de gestion de projet e-learning vous a paru compliquée, alors faite appel à un chef …, de projet bien entendu, qui lui a l’expérience dans ce domaine et qui sera vous accompagner pour réussir votre déploiement e-learning et afin de satisfaire vos convives, enfin vos apprenants.